微软的Outlook不仅仅是一个电子邮件客户端，还提供了很多强大的功能可以管理你的电子邮件、会议和联系人。不过，由于其提供了如此多的功能，要想完全掌握它可能要花费很多的时间。并且某些常用功能可能被埋藏在重重菜单之下。高效使用Outlook的关键是将其很多视图和选项定制化，以使其能更好的适应你的工作习惯。本文将介绍九个可以帮助你提高使用Outlook效率的方法。
技巧一：轻松输入日期
在使用Outlook中的任务功能的时候，当你输入一个开始和结束日期的时候，你并不需要输入完全日期。假若这个日期是在本月的话，只需要输入是哪一天就可以了，Outlook将自动替你输入其他部分。
举个例子来说，当前是2007年3月，你在日期部分输入11，Outlook就会认为你要输入的是2007年3月11日，并会自动转换成这个日期。
图1 简化输入日期
同样的道理，你也可以只输入月和日，Outlook会自动将当前的年份添加上。
技巧二：控制如何打印你的便笺
如果你使用了Outlook中的便笺功能来记录一些问题、想法或者提醒，有时候想把他们打印出来。默认情况下，Outlook在每一页中打印一个便笺的内容，这可能不是你想要的效果，因为便笺的内容一般不会太多，这样一方面内容不集中，另一方面浪费了纸张。
其实Outlook中提供了一个功能，可以让你解决这个问题。选择所有你想打印的便笺，然后从菜单中选择打印。在弹出的对话框中，在打印选项中去除复选框的勾选，点击确认。
图2 在打印选项中去除复选框的勾选
假若这个选项被禁用的话，可能是因为使用HTML格式。你必须切换到文本格式来启用这个选项。
技巧三：特定邮件随来随打
在我们工作中因为某些原因需要打印电子邮件的信息。假若你需要打印来自某个发件人的大多数或全部电子邮件，可以手动打开每个电子邮件然后将其打印，但是这样比较麻烦。其实可以设定一个规则来打印指定的发件人的电子邮件，这样可以使你更高效的专注于其他工作。
从工具菜单中，选择“规则与通知”。在电子邮件规则标签中，点击新建规则。创建一个规则来规定一旦收到某个发件人的邮件，则自动将其打印出来。
图3 规则向导
其实利用这个规则与通知功能，我们可以定制出很多符合自己需要的操作，只要大家在工作中多加琢磨就可以了。
技巧四：高效存储发送的邮件
当我们回复一个邮件的时候，Outlook会存储一个副本在发件箱中。久而久之，发件箱中的内容会越来越多，这样当你在日后需要查找一个特定邮件的时候，再找起来就比较麻烦了。
实际上，我们可以把原始邮件和回复邮件存储在一起，举个例子来说，你现在把来自你的领导“王老板”的邮件都存放在一个名称为“王老板”的文件夹中，实际上你也可以把针对它的回复也都存放在这文件夹中。实现步骤如下：
1、从工具菜单中，选择选项，在首选参数标签中，点击电子邮件部分的电子邮件选项按钮。
2、点击邮件处理部分下端的高级电子邮件选项。在保存消息部分，选择收件箱，然后选择将答复邮件和原始邮件存放在同一文件夹中，点击确定。
图4 高效存储发送邮件[4221学习网版权申明：4221学习网作为广大学习爱好者学习交流的平台极力倡导对作品作者的尊重。为依法维护著作人和本网站的合法权益，合理规范相应作品的网上传播，要求在转载的信息上注明 转自4221学习网，4221学习网（www.e4221.com）保留最终解释权。
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